Värbamise ajaraam – kui pikk peaks olema värbamisprotsess ja kuidas seda juhtida?
Kristin Seemen
Värbamise ajaraam on üks olulisemaid tegureid, mis määrab värbamise õnnestumise. Kui protsess venib liiga pikaks, kaovad tugevad kandidaadid sageli konkurentide juurde. Samas liiga kiire värbamine võib tähendada, et ettevõte ei jõua kandidaate piisavalt hinnata. Kuidas leida tasakaal?
Blogis räägime, kuidas koostada optimaalne värbamise ajakava, milliseid samme protsessis planeerida ja kuidas vältida olukorda, kus parimad kandidaadid värbamisprotsessist lahkuvad.
Miks on värbamise ajaraam nii oluline?
Ettevõtte juhid ja personalijuhid teavad, et aeg on tööjõu värbamisel kriitiline tegur. Kui kandidaadid ootavad vastuseid liiga kaua, kaotavad nad huvi või suunduvad Sinu konkurendi jutule. Uuringud näitavad, et pikale veninud värbamisprotsess on üks peamisi põhjuseid, miks tugevad kandidaadid loobuvad.
Lisaks mõjutab venima jäänud värbamisprotsess ka ettevõtte mainet. Kui kandidaadid kogevad, et suhtlus on aeganõudev ja lohiseb, tekib mulje, et ettevõte ei väärtusta nende aega. See kahjustab otseselt tööandja brändi.
Samm-sammuline ajaraam värbamises
1. CV-de läbivaatamine - kes vastutab?
Olenevalt valdkonnast ja positsioonist, võib kandideerida sadu kandidaate. Oluline on mõista, et esmane kandidaatide sõelumine on tihti kõige ajakulukam etapp.
Enne värbamist mõtle läbi:
- Kas tegeled CV ja motivatsioonikirjade sorteerimisega ise
- või delegeerida ülesande kolleegile, kes aitab esimese valiku teha.
Kiire reageerimine on ülimalt oluline. Kui esmane tagasiside viibib, liiguvad parimad kandidaadid edasi teiste pakkumistega.
2. Kandidaadi profiil - kas sul on täpne ülevaade olemas?
Sageli venib värbamisprotsess seetõttu, et ettevõte ei ole läbi mõelnud, keda täpselt otsitakse. Enne värbamise alustamist on oluline koostada kandidaadi profiil:
- Millised on 5 peamist oskust või kogemust?
- Millist rolli inimene tegelikult täitma hakkab?
- Mis väärtused peaksid talle omased olema?
Näide:
- Ootsid mehaanikainseneri? Kas vajad pigem projekteerijat või uute lahenduste loojat?
- Otsid turundajat? Kas vajad digiturundajat, sotsiaalmeedia spetsialisti või hoopis rahvusvahelise kogemusega inimest?
3. Intervjuude arv ja tempo
Enamik juhte peab vajalikuks 2-3 intervjuud. Planeeri kohtumised selliselt, et vahepealne aeg ei veniks liiga pikaks. Ideaalne vahe on maksimaalselt üks nädal. Kui pausid lähevad pikemaks, väheneb kandidaadi motivatsioon ja huvi.
Ühe meie kliendi kogemus illustreerib probleemi hästi. Turunduspositsoonile kandideeris enam kui 150 kandidaati, kuid värbamisprotsessi venimise tõttu, langesid parimad kandidaadid ära, kuna said kõrvalpakkumise. Lõppvooru jõudis vaid 3 kandidaati, kellest ükski ei osutunud enam sobivaks.
Selliseid olukordi on võimalik vältida, hoides ajaraam optimaalne ja intervjuud eesmärgipärased. Kui kandidaadid teavad, et protsess on selge ja struktureeritud, püsib ka nende huvi suurem.
4. Kandidaatide hindamine - testid, ülesanded ja eesmärgid
Värbamise pikkus sõltub tihti ka sellest, milliseid hindamisvahendeid kasutatakse. Kui lisad testid või praktilised ülesanded, veendu, et need oleksid selgelt põhjendatud ja mõõdaksid just neid oskusi, mis on töö edukaks tegemiseks hädavajalikud. Ülesanded ei tohiks olla suuremahulised ega võtta tunde lahendamiseks.
5. Värbamise ajakava mõjutab ettevõtte mainet
Kandidaadi kogemus on osa ettevõtte tööandja brändist. Kui protsess on läbimõeldud, kiire ja selge, loob see professionaalse kuvandi. Vastupidi, kui värbamise pikkus venib nädalateks või koguni kuudeks, saadab see signaali, et ettevõte ei suuda otsuseid vastu võtta ega väärtusta enda (tulevasi)töötajaid.
6. Värbamine ei ole midagi, mis lihtsalt “kõrvalt ära teha”
Üheks levinud veaks on, et värbamist püütakse teha muu töö kõrvalt. Tegelikult vajab protsess fokusseeritud aega. Kui juhil on töökalender pidevalt täis, on tark planeerida spetsiaalsed ajavahemikud, mis on pühendatud ainult värbamisele.
Kui aga kalendris pole ühtegi vaba auku, tuleks kaaluda värbamispartneri kaasamist. Professionaalne partner aitab hoida protsessi ajakavas ja tagab, et kandidaadid ei kao ootamise tõttu.
Kui pikk on värbamisprotsess?
Üldine soovitus on hoida kogu värbamisprotsessi kestus 3-6 nädala piires. See tähendab:
- Esmane kandidaatide sõelumine - 1 nädal
- Intervjuude korraldamine - 2-3 nädalat
- Lõplik valik ja pakkumise tegemine - 1-2 nädalat
Kokkuvõte: kuidas hoida värbamise ajaraam kontrolli all?
- Pane kandidaatide profiil varakult paika
- Sõelu CV-d kiiresti, vajadusel delegeeri see meeskonnale või partnerile
- Hoia intervjuude vahe maksimaalselt üks nädal
- Väldi liigseid hindamisteste, kui need ei anna otsustamiseks lisaväärtust
- Broneeri kalendris kindlad ajavahemikud, mis on pühendatud värbamisele
- Kui ajapuudus on püsiv, kaalu värbamispartneri kaasamist
Selge ja realistlik värbamise ajaraam tagab, et parimad kandidaadid püsivad protsessis lõpuni ning ettevõtte maine tööandjana tugevneb.
Korduma kippuvad küsimused värbamise ajaraamist
Kui pikk peaks värbamisprotsess olema?
Ideaalne ajaraam on 3-6 nädalat. Pikem protsess suurendab riski, et tugevamad kandidaadid kaovad konkurendi juurde.
Mitu intervjuud on optimaalne teha?
Soovitatav on 2-3 intervjuud, mille vahe ei ületa ühte nädalat.
Kuidas vältida, et värbamise ajakava venib?
Planeeri intervjuud ette, delegeeri CV-de sõelumine ja hoia kandidaatidega regulaarset kontakti.
Kas värbamise ajaraam mõjutab tööandja mainet?
Jah, kindlasti. Kiire ja professionaalne protsess jätab kandidaadile positiivse kogemuse, veniv ja segane protsess aga kahjustab brändi.
Mida teha, kui personalijuhil ei ole värbamiseks aega?
Kui kalendris ei ole vabu aegu, on mõistlik kaasata värbamispartner, kes tagab protsessi sujuvuse ja ajaraami järgimise.
